O modelo SaaS (Software as a Service) revolucionou o mercado de tecnologia e se tornou uma das principais formas de oferecer softwares e soluções digitais no Brasil e no mundo.
Empresas que atuam nesse formato disponibilizam seus serviços por meio da nuvem, com cobrança geralmente feita por assinatura mensal, anual ou por uso.
Mas, junto com a praticidade desse modelo, surgem também obrigações fiscais e tributárias que muitas startups e desenvolvedores negligenciam — e uma das principais dúvidas é: SaaS precisa emitir nota fiscal?
O que é SaaS?
SaaS é a sigla para Software as a Service, ou Software como Serviço. Nesse modelo, o usuário não compra uma licença definitiva do programa, mas paga pelo uso contínuo, normalmente com acesso via login, na nuvem.
Entre os exemplos mais comuns de SaaS, temos:
- Plataformas de gestão empresarial (ERP)
- Ferramentas de CRM e marketing digital
- Softwares de contabilidade e finanças
- Sistemas de automação de processos
- Aplicativos de produtividade, colaboração e organização
Do ponto de vista legal e tributário, esse modelo é classificado como prestação de serviço — e é aí que a emissão de nota fiscal se torna relevante.
SaaS precisa emitir nota fiscal?
Sim, empresas SaaS devem emitir nota fiscal para seus clientes, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.
Essa obrigatoriedade está relacionada à natureza do serviço prestado e à legislação vigente sobre a prestação de serviços digitais e licenciamento de software.
Por que é obrigatória?
Segundo a jurisprudência e a legislação fiscal brasileira, a contratação de SaaS é considerada uma prestação de serviço de tecnologia da informação, sujeita à incidência de ISS (Imposto Sobre Serviços), e não à incidência de ICMS.
Portanto, assim como qualquer outro prestador de serviço, o SaaS está obrigado a:
- Emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
- Pagar ISS ao município onde está estabelecido
- Manter um CNPJ ativo e regular
Atenção: Mesmo que a empresa atenda clientes em outros estados ou países, o local de incidência do imposto é o domicílio do prestador, salvo exceções previstas em lei.
Qual tipo de nota fiscal deve ser emitida por empresas SaaS?
O tipo correto de nota fiscal a ser emitido por empresas SaaS é a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).
Essa nota é emitida por meio do sistema da prefeitura do município onde a empresa está sediada, e nela devem constar:
- Dados do tomador (cliente)
- Descrição do serviço prestado
- Código de tributação do serviço (geralmente vinculado ao item 1.05 da lista da Lei Complementar 116/2003: “Licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação”)
- Alíquota do ISS
- Valor total da operação
Algumas prefeituras disponibilizam sistemas próprios de emissão, enquanto outras exigem o uso de certificados digitais e integração com ERPs.
A emissão é obrigatória mesmo para pessoa física?
Sim, mesmo que o cliente seja pessoa física, a emissão da nota fiscal continua sendo obrigatória. A legislação não faz distinção com base no perfil do tomador do serviço.
Deixar de emitir nota fiscal é considerado sonegação fiscal e pode acarretar:
- Multas administrativas
- Impedimentos legais para firmar contratos com outras empresas
- Dificuldade para captar investimentos e comprovar faturamento
- Riscos em caso de fiscalização municipal, estadual ou federal
E se o SaaS atender clientes de fora do Brasil?
Se a empresa SaaS exporta seus serviços — ou seja, atende clientes localizados no exterior —, ainda assim precisa emitir nota fiscal, mas nesse caso a operação pode ser isenta de ISS, desde que:
- O cliente esteja efetivamente sediado fora do Brasil
- O serviço seja prestado no exterior ou tenha seus efeitos lá verificados
- Haja comprovação documental da exportação (contrato, remessa, etc.)
Nesse caso, o ideal é contar com apoio contábil especializado, pois a tributação em exportações de SaaS ainda levanta interpretações distintas entre os municípios.
Dicas para regularizar sua empresa SaaS e emitir nota fiscal corretamente
Confira algumas dicas que vão ajudar você a regularizar sua empresa de Saas, emitir notas fiscais corretamente, e assim, evitar problemas com o fisco.
1.Tenha um CNPJ ativo com o CNAE adequado O CNAE ideal para SaaS é 6203-1/00 – Desenvolvimento e licenciamento de programas de computador não-customizáveis, embora outras atividades de TI também possam se enquadrar.
Evite utilizar CNAEs genéricos ou incorretos, pois isso pode comprometer o enquadramento tributário e dificultar a emissão de notas fiscais.
2.Solicite o alvará e liberação de acesso ao sistema da prefeitura: Após abrir o CNPJ, é preciso solicitar o alvará de funcionamento e acesso ao sistema de emissão de NFS-e da prefeitura.
3.Utilize um sistema de gestão com emissão automatizada: A automação da emissão de notas fiscais facilita a rotina da empresa, evita erros e garante que nenhum serviço fique sem documento fiscal.
Existem ERPs e ferramentas integradas que se conectam com prefeituras de todo o Brasil.
4.Organize sua contabilidade: Emitir notas fiscais corretamente é apenas parte do processo. Para manter a empresa regular, é essencial ter:
- Escrituração contábil
- Apuração de tributos
- Geração de guias e declarações
- Assessoria para exportação de serviços, se aplicável
5.Conte com uma contabilidade especializada em SaaS: A contabilidade digital especializada no setor de tecnologia entende as particularidades do modelo SaaS e pode ajudar sua empresa a:
- Escolher o melhor regime tributário
- Emitir notas corretamente (inclusive para o exterior)
- Cumprir obrigações fiscais e contábeis
- Pagar menos impostos de forma legal
- Crescer com previsibilidade e segurança
Conclusão
Se você tem uma empresa de SaaS ou está começando nesse modelo de negócio, é essencial entender que emitir nota fiscal é uma obrigação legal e estratégica.
Além de evitar multas e riscos fiscais, emitir notas corretamente permite que sua empresa comprove faturamento, atenda grandes clientes e cresça de forma sólida.
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